Kirjoita hakusana
 

Asiakascase: Espoon kaupunki

TDC Business 2_09 Espoon kaupunki

Espoo ja ketterän kehittämisen malli

Massiivisen kuntaorganisaation tietoliikenne- ja puhepalveluiden tarpeista huolehtiminen vaatii tuekseen massiiviset prosessit. Miten Espoon kaupunki kykenee luovimaan muuttuvien tarpeiden, uuden teknologian ja kustannuspaineiden keskellä menestyksekkäästi? Vastaus on tiivis, mutta ketterä yhteistyö tietoliikennetoimittajan kanssa.

"Puhe- ja tietoliikennepalvelut näkyvät ja tuntuvat kaikille, ne ovat olennainen osa perusinfraamme. Jos palvelut eivät toimi, se lukee hyvin pian Hesarissa", sanoo Marke Kaukonen, joka vastaa Espoon kaupungin tietotekniikkapalveluiden johtajana kuntaorganisaation yhteisestä tieto- ja viestintäteknisestä infrastruktuurista ja yhteisistä tietojärjestelmistä. Näihin kuuluvat muun muassa ERP, julkaisujärjestelmä sekä tietoliikenne- ja puhepalvelut.

"Espoon kaupungin 240 000 asukasta, 14 000 työntekijää ja 500 toimipistettä olisivat haaste mille tahansa tietoliikennetoimittajalle", Kaukonen toteaa. "Moninaisten hankkeiden aikatauluttamisessa ja pyörittämisessä TDC:n luovuus ja ketteryys auttavat meitä kehittämään toimintaamme suunnitelmallisesti, mutta joustavasti. Tällaista joustavaa arkea on pyöritetty jo vuodesta 2004 asti."

Salkku kainaloon ja polulle

"Ennen kuin päästään ihan arjen pyörittämisen tasolle, me käymme tietyin väliajoin tarkat kehittämistarpeiden kartoituskeskustelut kaikkien Espoon kaupungin kolmen toimialan ja keskushallinnon kehittämis- ja tietohallintojohtajan kanssa", kertoo Marika Bonn, TDC:llä Espoon asioista vastaava avainasiakaspäällikkö. TDC:llä hänen tukenaan on joukko asiantuntijoita eri puolilla organisaatiota varmistamassa, että kartoitus on mahdollisimman kattava ja tieto kulkee sujuvasti. "Näin saamme yhteisen näkemyksen sen hetken haasteista ja kehittämistarpeista. Näiden perusteella laaditaan kehittämissalkku eli näkemys siitä mitä kehitetään, ja kehittämisen polku eli suunnitelma siitä milloin ja missä järjestyksessä toteutetaan."

Kehittämissalkku ja -polku laaditaan, jotta hahmotetaan kaikista kehityskohteista ne yhteiset nimittäjät, jotka eivät ole suoraan toimialasidonnaisia. Yhdistämällä näitä kohteita samoiksi hankkeiksi päästään suurimpaan mahdolliseen tuotantotehokkuuteen.

Esimerkiksi sosiaali- ja terveystoimen-, sivistys- ja teknisen ja ympäristötoimen tarpeet ovat hyvin erilaisia, mutta Espoo pyrkii rakentamaan muun muassa call centerit samalla tavalla joka toimialalle.

"Toisaalta jos esimerkiksi jokin sosiaali- ja terveystoimen hanke vaatii muutoksia yhteiseen infraamme, kehityspolun kautta pystytään helposti aikatauluttamaan ne asiat, jotka pitää olla valmiina ennen seuraavia muutoksia", Kaukonen sanoo ja jatkaa: "Kaikkiin näihin hankkeisiin liittyvät tietysti erilaiset sopimusneuvottelut, palvelukuvaukset ja palvelun tasosta sopimiset, jotta teknologia ja asiakastarpeet kohtaavat optimaalisesti. Ne ovat pitkiä projekteja.".

Kehittämisstrategiasta selviytymisstrategiaksi

TDC:n ja Espoon yhteisessä kehityspolkuajattelussa on myös hankkeita, joiden akuutti tarve ei ole tässä ja nyt. Espoon täytyy asiakastarpeiden lisäksi luonnollisesti ottaa huomioon kunkin projektin ajoituksessa se, ettei esimerkiksi jonkin hankkeen siirtäminen myöhemmäksi vaaranna kaupungin tarjoamaa palvelutasoa. Hankkeita voidaan sen vuoksi joustavasti siirtää myöhemmäksi tai tehdä mahdollisuuksien mukaan kahdessa osassa. Polkua voidaan myös mittaroida siten, että aloitetaan niistä projekteista, joissa saadaan suurimmat lyhyen aikavälin säästöt ja siirretään myöhemmäksi ne, jotka lisäävät palvelutasoa, mutta eivät samalla tuo säästöjä.

Yhteistyö jatkuu joustavasti

Espoon kaupunki ja TDC ottivat vastikään käyttöön sopimuksessa olleen option jatkosta.

"TDC:n kanssa toimimisessa on jäänyt mieleen raikkaus ja joustavuus", Kaukonen sanoo. "Mielestäni TDC käyttää omaa organisaatiotaan hyväkseen hyvin. Jossain isossa IT-talossa osaamiset saattavat olla hyvin siilomaisia. Osaajat eivät välttämättä kohtaa asiakasta, toisin kuin TDC:llä, missä tuntuu, että koko asiakasorganisaatio ideoi ja osallistuu kehittämiseen. Yhteistyö on välillä varsin tiivistä."

Kun puhutaan Espoon kokoisesta asiakkaasta, kumppanilla pitää olla paitsi riittävä kapasiteetti palvella, myös luovuutta ja palveluasennetta. Jos asiakas kertoo, että "Tässä on tarpeemme - ja tässä raha, jonka pitää riittää tarpeen täyttämiseen", täytyy kumppanin voida hyödyntää kaikkea osaamistaan täysimääräisesti. "Ilman luovuutta ja ihmisten osaamista siitä ei tule mitään", kiteyttää Kaukonen.

Uutta teknologiaa kokeillaan pilottien kautta

Aina ei kokeneellakaan toimittajalla ole sopivaa, testattua käytäntöä tai teknologiaa valmiina. Pilottien avulla voidaan kehittää ja testata sopiva malli toimia ja laajentaa sen käyttöä myöhemmin helposti.

"Sairaalaan tarvittiin langaton verkko tehostamaan lääkärien potilaskiertojen rutiinia. Lääkärit halusivat, että ajantasaiset potilastiedot ovat koko ajan kannettavalla tietokoneella mukana", Kaukonen kertoo. Yhteyden on pysyttävä koko ajan päällä, siirtymisen huoneesta toiseen on sujuttava ilman, että sovelluksen joutuu käynnistämään yhteyden katkeamisen takia uudestaan. Lisähaastetta toivat herkät laitteet, kuten magneettikuvauslaitteet, joiden käyttö ei saanut kärsiä langattomasta verkosta.

"Sairaalan verkko oli vieläpä uutta teknologiaa, jonka toimme mukaan pilottiin, koska se sopi tähän tarpeeseen erittäin hyvin", Bonn sanoo. "Yleensä tällaisessa kohteessa pyrimme ensisijaisesti tuttuihin järjestelmiin, koska kyseessä on arkaluontoinen ympäristö. Ennen pilotin käynnistämistä selvitimme erittäin tarkasti kohteen taustaa, prosesseja ja lääkärien tarpeita, kiersimme kohteet useaan kertaan, teimme mittauksia ja testejä. Esimerkiksi magneettikuvauslaitteiden kanssa ei tullut ongelmia, vaan pystyimme ohittamaan ne häiriöttä. Hyvän valmistautumisen ansiosta olimme jo ennen käyttöönottoa lähes varmoja, että systeemi toimii - ja toimihan se. Mutta aina näissä uusissa tapauksissa on pieni jännitys mukana", hän myhäilee.

Ratkaisu:

TDC:n kattavat data- ja internetpalvelut omassa MPLS-verkossa:

  • Lähiverkkojen Yhdistämispalvelu yhdistää Espoon kaupungin eri toimipisteiden lähiverkot ja mahdollistaa verkon jaettujen resurssien käytön
  • Dedikoitu WLAN -palvelun avulla tietojärjestelmät ja -sovellukset ovat työntekijöiden käytettävissä langattomilla päätelaitteilla kaikkialla yrityksen langattoman lähiverkon peittoalueella.

 
TDC:n monipuoliset puhepalvelut:


TDC:n nimetyt yhteyshenkilöt tarjoavat henkilökohtaista palvelua:

 
Kehityskonseptin avulla varmistetaan yhteinen näkemys siitä mitä kehitetään, milloin
ja missä järjestyksessä toteutetaan.